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Digitalisierung im M&A Prozess: Vorstellung von Drooms TRANSACTION

In der Reihe “Digitalisierung im M&A Prozess” stellt die DGDSG e.V. künftig regelmäßig digitale Lösungsansätze zur effizienteren Bewältigung von Aufgaben im M&A Prozess vor. Dabei beleuchten wir die unterschiedlichen Strategien der Kanzleien bei der Digitalisierung der M&A Mandate und stellen gezielt Tools einzelner Anbieter vor. Unsere erste Ausgabe widmet sich dem Tool Drooms TRANSACTION. Die Drooms GmbH ist ein europaweiter Anbieter virtueller Datenräume für die Immobilienwirtschaft. Zahlreiche Unternehmen weltweit nutzen die Lösungen von Drooms, darunter globale Immobiliengesellschaften, Beratungsfirmen, Anwaltskanzleien und Konzerne wie die METRO GROUP, Evonik, JP Morgan, CBRE, REWE und UBS. 

Drooms TRANSACTION: Wie virtuelle Datenräume den Due-Diligence-Prozess beschleunigen  

Virtuelle Datenräume sind aus der Welt der Transaktionen nicht mehr wegzudenken. Und das aus gutem Grund. Sie funktionieren in Echtzeit über das Internet, sind global und 24/7 nutzbar, verfügen über Iso-zertifizierte Sicherheitsvorkehrungen und Zugangsberechtigungen, ermöglichen effiziente Workflows, liefern Reportings und tragen zur Kostensenkung bei. Das unterstützt Anwaltskanzleien dabei, Mandanten langfristig zu halten und einen Wettbewerbsvorsprung im Transaktionsgeschäft zu wahren. 

Beim An- und Verkauf von Gewerbeimmobilien über Drooms TRANSACTION können sich Käufer, Verkaufer, rechtliche Berater und weitere beteiligte Parteien einen Überblick über sämtliche transaktionsrelevante Informationen verschaffen. Die Plattform ermöglicht das Strukturieren, Speichern, Suchen und Teilen von Dokumenten und unterstützt bei der Sorgfältigkeitsprüfung, indem sie als zentrale Quelle für jegliche relevanten Informationen dient. Risiken und Schwächen können mit Hilfe von künstlicher Intelligenz analysiert und ausgewertet werden.  

Ein weiterer Vorteil der couldbasierten Anwendung für Anwälte ist die erheblich Zeit- und Kostenersparnis. Denn: Der Kostendruck auf Wirtschaftskanzleien steigt, da Unternehmen zunehmend fordern, dass nicht nach Stundensätzen, sondern nach Pauschalen oder Höchsthonoraren abgerechnet wird. Zudem werben die die Anbieter virtueller Datenraumlösungen mit höchsten Sicherheitsstandards und Datenschutzbestimmungen, was bei Prozessen, die auf absoluter Vertraulichkeit beruhen, zwingend notwendig ist. Der Drooms TRANSACTION Datenraum kann dabei über einen Webbrowser oder die Drooms App aufgerufen werden. Der Administrator lädt Dokumente hoch und erteilt ausgewählten Nutzern individuell Zugriff.  

Drooms hat auch Anwendungen des maschinellen Lernens, die unter dem Überbegriff künstliche Intelligenz zusammengefasst werden, in seine Lösung integriert. Dazu einige Beispiele:  

Der Drooms Findings Manager ist laut Angaben des Unternehmens in enger Zusammenarbeit mit Rechtsexperten entwickelt worden und bietet eine KI-basierte Dokumentenanalyse. Ein Algorithmus filtert im Datenraum nach ausgewählten Suchbegriffen, Synonymen und verwandten Suchmustern und sortiert diese automatisch nach Relevanz. Diese Relevanzbewertung ermöglicht bei einer bevorstehenden Transaktion das Abwägen von Chancen und Risiken. Die Ergebnisse können für Berichtszwecke auch in eine Excel-Datei exportiert werden. 

Das auf KI-basierende Feature Auto-Allokation ordnet Dokumente hinsichtlich ihrer Inhalte automatisch den zugehörigen Indexpunkten zu. Der Zeitaufwand, der mit der Umbenennung von Dokumenten für bessere Auffindbarkeit einhergeht, wird durch das sogenannte Auto Naming minimiert, indem Dokumente auf Basis ihres Inhalts unter Berücksichtigung einer vorgegebenen Benamungsstruktur automatisch benannt werden.  

Bei großen Immobilientransaktionen werden die Due Diligence-Prozesse oft über internationale Teams gesteuert. Damit Nutzer die Inhalte der Dokumente, wie beispielsweise Verträge, in ihrer bevorzugten Sprache einsehen können, ermöglicht die auf KI-gestützte Dokumentenübersetzung eine sofortige Übersetzung der Dokumente in der gewählten Sprache – das Layout bleibt erhalten. Drooms verspricht hierbei ein hohes Maß an Sicherheit, da keine Inhalte an externe Übersetzungsdienstleister herausgegeben oder mit Hilfe von Online-Tools übersetzt werden müssen.  

Ausblick 

Anbieter wie Drooms versprechen die Vorteile eines virtuellen Datenraums mit den Vorteilen einer cloudbasierten Lösung und der Integration von KI- unterstützten Tools zur effizienteren Strukturierung des Due Diligence Prozesses zu verbinden. Ob aber diese Entwicklung zukünftig auch in einen voll automatisierten virtuellen Datenraum münden wird, ist schwer abzusehen. Dies wird auch maßgeblich davon abhängen, wie schnell zugänglich Lösungen wie Drooms für neue Nutzerinnen und Nutzer sind und ob zumindest die Nutzung KI-unterstützter Datenräume zur Norm wird.